Gestió de processos, viatjant cap a l'èxit

Abans d'entrar a veure en profunditat que s'entén per Gestió de Processos, hem de tenir clar que els processos són el centre de tota organització i el punt sobre el qual gira la seva gestió. Només aquelles empreses amb uns processos correctament definits i implementats aconsegueixen tenir èxit a llarg termini i assolir els objectius marcats per la direcció. Els sistemes de control de processos són la base per optimitzar contínuament els processos i dirigir les empreses a l'automatització i digitalització.

Què és la Gestió de Processos (BPM)?

La Gestió de Processos de Negoci, denominada també BPM (Business Process Model) representa una metodologia per dissenyar, executar, analitzar i millorar de forma constant cada procés de negoci dins d'una organització per aconseguir la consecució dels objectius establerts. A més, la correcta gestió ajuda a millorar l'acompliment de la companyia, genera competitivitat i aporta valor a l'empresa. Per poder representar gràficament els processos de l'empresa de forma clara, es poden utilitzar notacions gràfiques com la Cadena de Processos impulsada per Esdeveniments (EPC) o el Business Process Model and Notation (BPMN) que constitueixen la base per a una gestió professional de tot procés de negoci.

Avantatges de la gestió de processos de negoci

Com hem pogut comprovar gràcies a la nostra experiència en el sector de la consultoria, la gestió de processos empresarials digitals i la idea de millora contínua proporcionen múltiples beneficis a les organitzacions.

Augment de la productivitat

• La implementació del sistema BPM facilita l'automatització dels fluxos de treball i permet eliminar colls d' ampolla. La suma d' aquests dos factors permet augmentar significativament la productivitat dels equips.

Reducció d' errors

• El monitoratge i anàlisi constant permeten identificar disfuncions en els processos i prendre les mesures adients. Els errors humans també es veuen reduïts en un gran percentatge de situacions.

Automatització i optimització de processos de negoci

• La fluïdesa adquirida gràcies a l'automatització i optimització dels processos de negoci proporciona un augment considerable de la qualitat de les operacions. A més, la implantació de BPM es tradueix en un estalvi de temps molt valuós per a les empreses.

Acceleració de la transformació digital

• Al implementar un sistema de processos BPM, és possible utilitzar la tecnologia dins d'una mateixa plataforma integrada, produint així una acceleració de la transformació digital dins de l'organització i una major utilització eficient de les eines disponibles.

Agilitza l' organització

• El disseny de processos flexibles proporciona l'agilitat necessària a l'organització per adaptar-se de forma ràpida i constant a les demandes i necessitats del mercat.

Millora del control i supervisió

• Al monitoritzar els processos des del seu inici fins a la fi, es permet mesurar de forma més rigorosa l'acompliment de cada etapa, facilitant així la comprensió integral del negoci. A més, la implantació d'aquestes eines ajuda a definir els objectius clau dels processos i mesurar-los de forma correcta.

Augment de la satisfacció de les parts implicades

• Al definir de forma correcta els objectius, els processos i les responsabilitats, es produeix un augment de la satisfacció per part de les parts implicades. A més, es promou una millora de l' ambient laboral, ja que, tant els responsables com el mateix equip veuen reduïdes les seves activitats de poc o cap valor afegit i veuen com es redueixen duplicitats i errors.

Facilita la transferència de coneixement

• El fet de tenir un sistema modelat de processos ben documentat de cadascun dels fluxos de treball permet compartir de forma més eficaç el coneixement entre els implicats en les activitats de l'organització.

El cicle de vida de BPM

El cicle de vida de BPM representa les etapes que s' han de seguir per implantar nous processos o redefinir els ja existents segons les necessitats detectades. Hem de tenir en compte que el cicle de vida és dinàmic, per la qual cosa es troba en constant canvi i en una millora contínua.

A continuació, vam veure quines són les 5 fases que componen el cicle de vida de BPM:

1. Disseny: en aquesta primera etapa s'identifiquen els processos ja existents en la companyia i es verifica si aquests estan alineats amb la consecució dels objectius estratègics i la seva cadena de valor. D'aquesta manera es pot determinar quins són aquells processos més crítics per optimitzar. A més, aquesta fase ens serveix per definir els objectius de projecte que es volen assolir amb la gestió de processos.

2. Modelatge: l'etapa de modelatge es divideix en 3 fases que permeten analitzar i re-dissenyar els processos seleccionats.

• Mapeig “AS IS” 

• • La primera fase ens mostra la situació actual i la realitat dels processos triats amb el seu estat actual. Serveix de punt de partida per detectar millores i situacions no eficients. En aquesta primera fase del modelatge, s'estudia el flux del procés actual i els possibles escenaris alternatius, així com els usuaris involucrats i com s'estan desenvolupant les seves interaccions dins del procés. 

• Mapeig “TO BE” 

• • En la segona fase de l'etapa de modelatge, es re-dissenya el procés, sempre intentant re-avaluar les activitats de negoci i tractant de trobar una proposta per a una visió de futur, és a dir, on es vol arribar amb el nou procés. El mapeig "To Be" ens serveix sobretot per definir els passos a seguir a través del flux d'activitats i les normes que han de regir els nous processos. A més, en aquesta fase es defineix també les tasques i responsabilitats de cada rol en cadascun dels processos.

• “TO DO” 

• • Aquesta tercera fase comprèn el modelatge tècnic. és a dir, s'identifica com la tecnologia pot ajudar en l'automatització i gestió dels processos, ja sigui en l'ús d'eines de mapa de processos, en la integració d'eines per automatitzar funcions humanes, en l'adquisició de productes i altres.

3. Implantació: un cop s'han documentat i registrat els processos empresarials modelats, es procedeix a la posada en funcionament del nou model de processos. A més, es publica en el sistema informàtic i es comença a executar.

4. Monitoratge: l'etapa de monitoratge serveix per supervisar i controlar la implantació dels nous processos de forma continuada i posar-los en relació amb els KPI definits per verificar l'èxit dels nous processos.

5. Optimització: aquesta etapa es centra en realitzar ajusts per poder millorar i optimitzar possibles errors en els processos a partir dels coneixements adquirits durant el procés. Com ja s'ha indicat a l'inici, el cicle de vida de BPM és cíclic, per la qual cosa, el procés es reiniciará continuadament a la recerca de la millora contínua.

Automatització robòtica de processos (RPA)

L'automatització robòtica de processos, o RPA (Robotic Process Automation), és una forma d'automatització, reducció i eliminació de tasques repetitives a través de processos transaccionals basats en regles específiques mitjançant la seva programació. I és que, en el marc actual d'evolució empresarial i aplicació de noves eines digitals, ha esdevingut com el principal motor per impulsar la revolució de la gestió de processos.

Amb l'aparició dels RPA s'obre un escenari nou en el qual les limitacions respecte a l'abast de les tasques a automatitzar canvien radicalment. Els RPA proporcionen un augment significatiu d'aquest abast i amb un component fonamental de l'automatització total dels processos. A més, la combinació de l'automatització robòtica de processos juntament amb la Intel·ligència Artificial o el Big Data són un factor diferencial a l'hora de solucionar els desafiaments que van sorgint en el cicle de vida de les organitzacions.

Com pots veure, la implantació de metodologies de gestió de processos és clau a l'hora d'augmentar la productivitat i millorar l'eficàcia dels equips a la recerca de l'èxit empresarial. És per això que en DOT Consulting, com experts en la gestió de negoci, i, per tant, també dels seus processos, estarem encantats de guiar-lo durant tot el procés per tal d'aconseguir els seus objectius.

Parlem?